Kurz: Lässt du Kundschaft über Calendly Termine buchen, gehört Calendly in deine Datenschutzerklärung, samt den USA als Zielland.
Was Calendly bekommt
- Name und E-Mail-Adresse jeder Person, die bucht.
- Den gebuchten Termin, also wann jemand zu dir kommt oder mit dir spricht.
- Die Antworten auf deine Zusatzfragen. Fragst du beim Buchen nach dem Anliegen, der Telefonnummer oder der Adresse, liegt auch das bei Calendly. Was du dort fragst, bestimmt, wie heikel die Daten sind.
- Daten aus deinem Kalender, wenn du Calendly mit Outlook oder Google verbunden hast, damit es freie Zeiten erkennt.
Ist das Buchungsfenster direkt in deine Seite eingebettet, lädt es schon beim Aufruf der Seite Inhalte von Calendly. Dann bekommt Calendly die IP-Adresse auch von Leuten, die gar nicht buchen. Ein einfacher Link auf die Calendly-Seite vermeidet das.
Die Angaben, geprüft
Anbieterin ist die Calendly LLC, 271 17th Street NW, Suite 1000, Atlanta GA 30363, USA. Sie war bei meiner letzten Prüfung im Swiss-U.S. Data Privacy Framework eingetragen. Die Angabe stammt aus der Datenschutzerklärung von Calendly und liegt bei mir mit Quelle und Prüfdatum vor.
Was das revDSG dazu verlangt
Die Informationspflicht nach Art. 19 revDSG verlangt, dass du nachvollziehbar sagst, welche Personendaten du bearbeitest, wozu und wer sie sonst noch bekommt. Gehen sie ins Ausland, kommt Art. 19 Abs. 4 revDSG dazu: das Zielland gehört genannt und die Grundlage der Übermittlung.
Seit dem 15. September 2024 anerkennt die Schweiz die USA über das Swiss-U.S. Data Privacy Framework als Land mit angemessenem Datenschutz, aber nur für Unternehmen, die dort eingetragen sind. Für eingetragene Unternehmen braucht es keine zusätzlichen Garantien, für die übrigen weiterhin Standardvertragsklauseln. Zu informieren ist in beiden Fällen.
So kann der Abschnitt aussehen
Online-Terminbuchung
Für die Buchung von Terminen nutzen wir Calendly. Anbieterin ist die Calendly LLC, Atlanta, USA. Bei der Buchung werden dein Name, deine E-Mail-Adresse, der gewählte Termin und deine Angaben im Buchungsformular an Calendly übermittelt und dort gespeichert. Zweck ist die Vereinbarung und Erinnerung an den Termin. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, in dem die Calendly LLC eingetragen ist.
Weniger fragen ist die einfachste Lösung
Was du im Buchungsformular nicht fragst, muss nicht in die USA. Für einen Coiffeurtermin reichen Name und E-Mail. Für eine Therapiestunde ist „Worum geht es?“ schon eine Gesundheitsangabe, und die hat bei einem US-Buchungsdienst nichts verloren. Dort fragst du besser im Gespräch. Mehr zu Praxen: Praxis und Therapie.
Was eine eingebettete Buchung sonst noch mit sich bringt, steht in Was ist ein Dienst?.