Ein Dienst ist eine Firma oder ein Programm, das für dich Angaben deiner Besucher oder Kundschaft bekommt. Dein Newsletter-Programm kennt die E-Mail-Adressen deiner Abonnenten, TWINT erfährt, wer bei dir bezahlt, und die Google-Karte auf deiner Kontaktseite meldet Google, dass jemand deine Seite besucht. Alle drei gehören in deine Datenschutzerklärung.
Warum das Gesetz das wissen will
Das Datenschutzgesetz verlangt, dass du sagst, wer die Daten zu sehen bekommt. Mit Namen oder als Kategorie, und wenn etwas ins Ausland geht, auch das Land. Mehr dazu in der revDSG-Checkliste. Fehlt ein Dienst, ist die Erklärung an dieser Stelle falsch, auch wenn alles andere stimmt.
Der einfachste Weg: geh deinen Alltag durch
Du musst keine Fachbegriffe kennen. Beantworte diese Fragen für dich:
- Zählst du, wie viele Leute deine Seite besuchen? Dann nutzt du ein Statistik-Programm, etwa Google Analytics.
- Zeigst du Karten, Videos oder Instagram-Beiträge auf deiner Seite? Google Maps, YouTube und Instagram laden beim Besuch mit.
- Bei welcher Firma liegt deine Webseite? Meist ist es die Firma, die dir die Rechnung für deine Webseite schickt, etwa Hostpoint, Infomaniak oder Wix. Mehr dazu unter Hosting in der Erklärung.
- Können Leute bei dir online bezahlen? TWINT, PayPal, Stripe oder dein Shop-Anbieter.
- Verschickst du Pakete? Die Post oder ein Kurierdienst bekommt die Adressen.
- Verschickst du E-Mails an viele Leute aufs Mal? Mailchimp, Brevo oder ein ähnliches Programm.
- Können Leute online einen Termin buchen? Calendly, OneDoc oder ein anderes Buchungsprogramm.
- Machst du Rechnungen oder Buchhaltung mit einem Programm? bexio, Abacus und Co. kennen die Namen deiner Kundschaft.
- Wo liegen deine E-Mails und Dateien? Microsoft 365 oder Google Workspace bekommen alles, was dir Kunden schreiben.
- Schreiben dir Kunden per WhatsApp? Dann gehört auch WhatsApp hinein.
Der Trick mit den Rechnungen
Schau in deine Rechnungen und Abos der letzten zwölf Monate. Alles, wofür du bezahlst und wo Namen oder E-Mails von Kunden oder Mitgliedern drin sind, gehört meistens hinein. Was nur auf deinem eigenen Computer läuft und nichts an eine Firma schickt, gehört nicht hinein.
Auch Gratis-Dienste zählen. Die Google-Karte kostet nichts, und trotzdem bekommt Google bei jedem Besuch Daten.
Was der Scan findet und was nicht
Was im Code deiner Seite steht, also Statistik, Karten, Videos, Schriften und Werbe-Pixel, liest der kostenlose Scan selbst aus. Was im Hintergrund läuft, sieht kein Scan: Buchhaltung, Newsletter-Versand, E-Mail-Postfach. Darum fragt das Formular danach, in denselben Alltagsfragen wie oben. Zur Erklärung.