Kein Grund zur Sorge. Gib das Datum der Anfrage und deine Angaben ein, dann entsteht die Antwort mit den Punkten, die das Gesetz nennt.
[Firma oder Name] [Adresse] [E-Mail] Guten Tag [Name] Vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum]. Gerne gebe ich Ihnen nach Art. 25 des Datenschutzgesetzes Auskunft über die Personendaten, die ich über Sie bearbeite. 1. Verantwortlich [Firma oder Name], [Adresse], [E-Mail] 2. Welche Daten ich über Sie bearbeite - Kontaktdaten und Nachrichten: Name, E-Mail-Adresse, allenfalls Telefonnummer, und der Inhalt Ihrer Nachrichten an mich Eine Kopie dieser Daten liegt diesem Schreiben bei. 3. Wozu - Kontaktdaten und Nachrichten: Beantwortung Ihrer Anfragen 4. Wie lange ich die Daten aufbewahre - Kontaktdaten und Nachrichten: solange es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nötig ist 5. Woher die Daten stammen Die Daten habe ich direkt von Ihnen erhalten. 6. Wer die Daten erhält mein Webhoster und mein E-Mail-Anbieter, die die Daten in meinem Auftrag speichern. [Gehen Daten ins Ausland? Dann Staat und Grundlage nennen.] 7. Automatisierte Entscheidungen Ich treffe keine Entscheidungen über Sie, die ausschliesslich automatisiert erfolgen. Möchten Sie, dass ich Daten berichtige oder lösche, genügt eine kurze Nachricht an [E-Mail]. Freundliche Grüsse [Name]
Füll die Stellen in [eckigen Klammern] aus und leg die Daten selbst bei, etwa als Auszug oder Kopie. Der Text ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung.
Welche Daten, wozu, wie lange und an wen: Das muss deine Seite schon vorher offenlegen, für alle Besucher. Ein paar einfache Fragen, mit Anleitung zum Einfügen und Impressum dazu. CHF 39 einmalig, kein Abo.
Nur in engen Fällen (Art. 26 DSG): wenn ein Gesetz es vorsieht, etwa ein Berufsgeheimnis, wenn überwiegende Interessen Dritter entgegenstehen, oder wenn die Anfrage offensichtlich unbegründet oder querulatorisch ist. Dann musst du sagen, warum du ablehnst oder einschränkst. Im Zweifel fragst du eine Fachperson.
Gut vorbereitet bist du, wenn deine Datenschutzerklärung schon sagt, welche Daten du wofür bearbeitest. Dann ist die Antwort schnell geschrieben.