bexio ist der Musterfall für eine Lücke, die kein Werkzeug entdeckt. Deine Buchhaltung läuft im Hintergrund, sie hinterlässt keine Spur im Code deiner Website, und trotzdem bearbeitet sie Personendaten deiner Kundschaft: Namen, Adressen, Rechnungspositionen, teils Zahlungsverhalten.
Ein Scanner findet das nie. Ich sage das offen, weil es die Grenze meines eigenen Werkzeugs ist: Ich lese den Seitencode, und dort steht deine Buchhaltung nicht.
Warum bexio trotzdem in die Erklärung gehört
Die Informationspflicht nach Art. 19 revDSG hängt nicht daran, ob ein Dienst auf deiner Website sichtbar ist. Sie hängt daran, ob Personendaten bearbeitet werden und wer sie erhält. Wenn du eine Rechnung an eine Privatperson stellst, sind Name und Adresse Personendaten, und bexio ist die Auftragsbearbeiterin.
Das gilt genauso für dein Zahlungsmittel, deinen Newsletter-Versand und deine Terminbuchung. Diese vier sind die häufigsten unsichtbaren Empfänger, und sie fehlen fast überall.
Was bexio bekommt
- Kundenstammdaten. Name, Firma, Adresse, E-Mail, Telefonnummer.
- Rechnungs- und Auftragsdaten. Was gekauft wurde, zu welchem Preis, wann bezahlt.
- Bei aktivierter Bankanbindung zusätzlich Zahlungseingänge, also einen Teil der Kontobewegungen deiner Kundschaft.
Die Angaben, geprüft
Die Vertragspartnerin ist bexio AG, Alte Jonastrasse 24, 8640 Rapperswil-Jona, Schweiz (UID CHE-322.646.985). Die Firmierung stammt aus dem Handelsregister (Zefix) und liegt mit Quelle und Prüfdatum vor.
Schweizer Anbieterin heisst nicht: nichts zu deklarieren
Bei einem Anbieter mit Sitz in der Schweiz entfällt die Auslandbekanntgabe nach Art. 19 Abs. 4 revDSG. Das ist der angenehme Teil, und er wird regelmässig zu weit gedacht.
Die Informationspflicht nach Art. 19 revDSG bleibt vollständig bestehen. Du musst also weiterhin sagen, wer die Daten bekommt, wozu, und um welche Daten es geht. Ein Dienst, der die Schweiz nie verlässt, ist kein Dienst, der ungenannt bleiben darf. Er ist nur einer, bei dem der schwierigste Abschnitt kürzer ausfällt.
Der Abschnitt, wie er aussehen kann
Buchhaltung und Rechnungsstellung
Für Buchhaltung, Offerten und Rechnungen setzen wir die Software bexio der bexio AG, Alte Jonastrasse 24, 8640 Rapperswil-Jona, Schweiz, ein. Bearbeitet werden Kontaktdaten sowie Auftrags- und Rechnungsdaten. Zweck ist die Vertragsabwicklung und die Erfüllung unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Bearbeitung erfolgt in der Schweiz.
Der Satz zur Aufbewahrung, den kaum jemand schreibt
Buchhaltungsdaten unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR, also zehn Jahren. Das ist einer der wenigen Fälle, in denen du eine Aufbewahrungsdauer präzise nennen kannst, statt „so lange wie nötig“ zu schreiben. Ich würde es nutzen: eine konkrete Frist mit Rechtsgrundlage wirkt in einer Erklärung mehr als drei allgemeine Sätze.